Jak nawiązać współpracę biznesową z ONZ?

Globalny rynek zamówień publicznych instytucji międzynarodowych oraz organizacji pozarządowych jest wart blisko 60 mld dolarów, z czego prawie jedna trzecia przypada na zamówienia organizowane przez 39 różnych agencji Organizacji Narodów Zjednoczonych. To rynek, na którym polskie firmy są wciąż zbyt słabo obecne.

W 2017 roku polskie firmy dostarczyły agencjom ONZ towary i usług o wartości nieco ponad 2 mln dolarów, co stanowi zaledwie 0,01 proc. wartości wszystkich zamówień. W bazie jest zarejestrowanych nieco ponad 500 firm z Polski. Biorąc pod uwagę liczbę działających w kraju małych i średnich przedsiębiorstw – to stanowczo za mało. Eksperci oraz przedstawiciele firm biorących udział w międzynarodowych zamówieniach publicznych są zdania, że polskie przedsiębiorstwa mogą dostarczać na ten rynek towary i usługi o wartości nawet miliarda dolarów.

Aby jednak tak się stało, trzeba wykonać pierwszy krok. Podczas odbywającego się forum przy Warsaw Humanitarian Expo 2019, najważniejsze osoby z ONZ odpowiedzialne za organizację zamówień i przetargów podzieliły się wiedzą, jak nawiązać współpracę biznesową z tą największą organizacją humanitarną na świecie, a także udzieliły rad i wskazówek, jak zwiększyć swoje szanse na wygranie przetargu.

Od czego zacząć?

Pierwsza, najważniejsza rada – zarejestrować się w bazie UNGM (United Nations Global Market), czego można dokonać przez formularz na stronie internetowej. Dzięki temu jako potencjalny dostawca będziemy mieli dostęp nie tylko do ogłoszeń, ale też historii zamówień realizowanych przez agendy ONZ. To nieocenione źródło informacji o tym, jakiego rodzaju produkty kupują, i za ile, poszczególne instytucje w ramach ONZ, i do której z nich warto udać się ze swoją ofertą.

Obecnie ogólna baza UNGM jest wspólna dla dwunastu różnych podmiotów – m.in. UNICEF-u, FAO, WHO, WTO oraz Sekretariatu ONZ. Jednak niebawem do systemu e-zamówień ONZ dołączy kolejnych pięć agencji. Oprócz tego, każdy przedsiębiorca zainteresowany współpracą biznesową z ONZ, powinien się zaopatrzyć w aplikację mobilną UN Procurement, która daje dostęp do wyżej wymienionej bazy w czasie rzeczywistym.

Na płaszczyźnie biznesowej, ONZ stawia na relacje długoterminowe. – Pożądani przez nas partnerzy, to partnerzy długoterminowi oraz etyczni – powiedział podczas swojego wystąpienia Chrisian Saunders, Assistant Secretary General, Office for Supply Chain Management of Central Support Services. Zwrócił też uwagę, żeby MŚP nie bały się nawiązywać współpracy biznesowej z ONZ, ponieważ to właśnie małe i średnie firmy są jej głównymi dostawcami.

Wacim Hadjidj, Chief Procurement Officer z genewskiego biura ONZ zwrócił uwagę na najczęściej popełniane błędy przez firmy uczestniczące w postępowaniach. Należą do nich przede wszystkim niedokładne zapoznanie się z dokumentacją przetargową i wymaganiami zamawiającego, a także wysyłanie oferty na ostatnią chwilę. Podkreślił, że dużo bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wcześniejsze złożenie dokumentów i ewentualne ich poprawienie – co można zrobić w każdej chwili trwania postępowania.

– ONZ nie jest jednolitą instytucją, to zbiór wielu różnych agencji. Pomimo tego, że przeważają podobieństwa, przepisy i procedury stosowane przez konkretne instytucje różnią się – wskazał Hadjidj. Namawia do bardzo wnikliwego przestudiowania specyfikacji przetargowej, nawet jeśli braliśmy wcześniej udział w postępowaniu dla danej agencji ONZ, a nasza oferta wygrała.

Upór i wytrwałość

Kto wygrywa zamówienia dla ONZ? Przede wszystkim te podmioty, które oferują produkty i usługi zgodne ze specyfikacją zamówienia. Jeśli wymagania wynikające ze specyfikacji zostały spełnione, wtedy decydującym kryterium jest cena – wygrywa tańsza oferta. Warto też mieć na uwadze, że złożenie oferty, która przewyższa wymagania specyfikacji, nie sprawi, że wygramy zamówienie.

Czasami zdarza się tak, że kryteria są bardzo wyśrubowane czy nawet nierealistyczne, np. wymagany jest menedżer projektu z 10-letnim doświadczeniem w bardzo wąskiej dziedzinie. Eksperci ONZ zachęcają, by w takich przypadkach sygnalizować poszczególnym agencjom swoje wątpliwości – uwagi zostaną rozpatrzone, a kryteria zmienione, jeśli zajdzie taka zasadność.

Firmy po raz pierwszy biorące udział w zamówieniach dla ONZ rzadko kiedy je wygrywają. Christian Saunders ma dla nich jedną radę – bądźcie uparci i wytrwali. Skutecznym narzędziem dla przedsiębiorcy, którego oferta została odrzucona, jest zwrócenie się do zamawiającego z prośbą o tzw. debriefing. Dzięki temu mogą otrzymać informacje o słabych stronach, co poszło nie tak,  które aspekty oferty zostały ocenione negatywnie i z jakiego powodu. Po analizie zdecydowanie łatwiej będzie się przygotować do kolejnego zamówienia.

Przedstawiciele ONZ zachęcają do regularnego przeglądania bazy ofert oraz przygotowywania się do opracowania potencjalnej oferty z dużym wyprzedzeniem. Jeśli firma ma nowe, innowacyjne rozwiązanie, mało znane w kręgach ONZ i nie widzi w bazie ofert, które by je uwzględniały, powinna wziąć sprawę we własne ręce i skontaktować się bezpośrednio z przedstawicielem danej agencji, aby zainteresować go swoim projektem i potencjalną możliwością wykorzystania innowacji w praktyce.

Co zamawia ONZ?

Można powiedzieć, że praktycznie wszystko. Od artykułów biurowych, przez usługi logistyczne i transportowe, środki transportu, leki, ubrania, żywność oraz sprzęt i usługi IT. Dla przykładu FAO (Food and Agriculture) kupuje m.in. nawozy, pestycydy, nasiona, maszyny rolnicze, leki dla zwierząt, ale też sprzęt laboratoryjny czy IT. – W zasadzie nie ma kategorii produktu, którego byśmy nie zamawiali – tłumaczy Motohiro Ogita z FAO. Jego zdaniem Polska, jako ceniony w świecie producent żywności, ma ogromny potencjał, by stać się dostawcą dla FAO. Nie chodzi tylko o żywność przetworzoną, ale również nasiona czy sadzonki.

Żywność kupuje też m.in. WFP (World Food Programme). W ubiegłym roku instytucja ta zakupiła dobra i usługi o wartości 3,5 mld dolarów – przedsiębiorstwa z Polski sprzedały jej m.in. cukier za 800 tys. dolarów. Z WFP firma może związać się dwutorowo – poprzez kontrakt lub umowę długoterminową. – Kontrakt dotyczy jednorazowego wykonania konkretnej oferty i w jego przypadku najważniejszym kryterium rozstrzygającym jest cena. W przypadku umowy długoterminowej dużo większą rolę odgrywają kryteria poza-cenowe, np. zakres i jakość usług towarzyszących – tłumaczy Enrico Labriola, Procurement Officer z WFP.

Polskie firmy z branży medycznej i farmaceutycznej powinny zainteresować się współpracą z UNICEF, PAHO oraz WHO, choć mogą również dostarczać produkty i usługi do wspomnianego wcześniej UNDP – sektora zdrowia jest drugim pod względem wartości zamówień w ONZ.

Należy pamiętać, że niska cena samego produktu to za mało, żeby wygrać przetarg. Dla przykładu, UNICEF rozpatrując oferty pod uwagę bierze nie tylko cenę samego produktu, ale też np. koszty jego dostarczenia czy późniejszej utylizacji. – Czasami najtańszy produkt nie jest najtańszym rozwiązaniem, ponieważ oferent nie uwzględnia kosztów jego transportu – zwraca uwagę Aadrian Sulllivan odpowiedzialny za organizację dostaw w UNICEF.

Ponad 600 mln dolarów rocznie ONZ wydaje na usługi ICT oraz cyberbezpieczeństwo, które są realizowane poprzez ICC, czyli International Computing Centre. Choć głównymi partnerami ONZ są tu przede wszystkim światowi giganci IT, miejsce dla siebie znaleźć mogą również małe i średnie firmy. – Jako podwykonawcy większych podmiotów lub wykonawcy w przedsięwzięciach wspólnych typu joint venture – mówi Łukasz Trzebiński, UN Procurement Officer z biura ONZ w Nowym Jorku.

Praktyczna pomoc Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości

Każdy przedsiębiorca zainteresowany wzięciem udział w międzynarodowych zamówieniach publicznych może skorzystać w tym zakresie z pomocy Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach Punktu Informacyjnego Międzynarodowych Zamówień Publicznych. Misją punktu, realizowanego wraz Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii oraz Ministerstwem Spraw Zagranicznych RP, jest wprowadzenie polskich przedsiębiorstw na rynek zamówień organizacji międzynarodowych, w tym w tym systemu Organizacji Narodów Zjednoczonych, grupy Banku Światowego i banków rozwoju, jak również zamówień publicznych zagranicznych, prowadzonych w różnych krajach, na różnych kontynentach.

W ramach punktu udzielamy m.in. informacji o międzynarodowych zamówieniach publicznych i zagranicznych zamówień publicznych, a także organizujemy szkolenia i konferencje tematyczne poruszające tę problematykę. Wydajemy też publikacje w tym zakresie.

Oprócz funkcji informacyjnej, zapewniamy praktyczne wsparcie doradcze, począwszy od tego jak korzystać z elektronicznych baz przetargów publicznych, a skończywszy na pomocy przy procedurach przetargowych.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości oferuje przedsiębiorcom również pomoc w nawiązywaniu kontaktów  międzynarodowych w ramach organizowanych wydarzeń np. podczas misji gospodarczych czy giełd kooperacyjnych.

Eryk Rutkowski

Departament Wsparcia Przedsiębiorczości PARP