Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianego pracownika

Zatrudnienie pracownika młodocianego w celu przygotowania zawodowego przynosi korzyści obu stronom stosunku pracy. Młodocianemu daje szansę nabycia doświadczenia, które może okazać się niezbędne na rynku pracy; pracodawcy – możliwość wyszkolenia niezbędnej kadry i praktycznego przygotowania do wykonywania zawodu. Nierzadko wyszkolony przez pracodawcę pracownik współpracuje z nim przez wiele kolejnych lat. W stosunku do pracodawcy występuje również dodatkowa zachęta do współpracy z młodocianymi pracownikami – możliwość uzyskania dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika z Funduszu Pracy.

Podstawowe założenia

Za pracownika młodocianego uznajemy zasadniczo osobę, która ukończyła 15 lat, ale nie ukończyła jeszcze 18 lat. Pracownik młodociany musi mieć ukończoną co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową (z wyjątkami). Dofinansowanie zaś może uzyskać pracodawca, który zatrudnił pracownika młodocianego w celu przygotowania zawodowego. Nie będzie ono przysługiwało w przypadku zatrudnienia w innym celu niż przygotowanie zawodowe, czyli np. przy wykonywaniu lekkich prac. Przygotowanie zawodowe może odbywać się w jednej z dwóch form – poprzez naukę zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy.

Nauka zawodu obejmuje zarówno część praktyczną, jak i dokształcenie teoretyczne. Może trwać nie dłużej niż 36 miesięcy i ma na celu przygotowanie do pracy w charakterze wykwalifikowanego pracownika lub czeladnika. Umowę o pracę, w celu przygotowania zawodowego odbywanego w formie nauki zawodu, zawiera pracodawca z młodocianym pracownikiem w terminie przyjęć kandydatów do branżowych szkół I stopnia, a jeżeli młodociany nie dokształca się w takiej szkole – w innym terminie. Zawody, w których odbywa się nauka zawodu, określają przepisy dotyczące klasyfikacji zawodów szkolnictwa branżowego. Będą to chociażby takie zawody jak: stolarz, tapicer, elektryk, fryzjer czy kucharz. Nauka zawodu kończy się egzaminem. 

Przyuczenie do wykonywania określonej pracy ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze przyuczonego pracownika. Dotyczy podobnych prac co nauka zawodu, jednakże trwa znacznie krócej – od 3 do 6 miesięcy. Wyjątkowo w przypadku uczestników Ochotniczych Hufców Pracy  okres ten może być przedłużony do osiągniecia pełnoletniości, ale nie może trwać dłużej niż 22 miesiące. Również przyuczenie do wykonywania określonej pracy kończy się egzaminem sprawdzającym. Jeżeli wynik tego egzaminu jest pozytywny, to pracodawca lub izba rzemieślnicza wydaje zaświadczenie stwierdzające nabycie umiejętności w wykonywaniu prac, których dotyczyło przyuczenie, oraz określające jego rodzaj, czas trwania i uzyskaną ocenę. W razie negatywnego wyniku egzaminu pracodawca ustala, na jaki okres należy przedłużyć przyuczenie do wykonywania określonej pracy, z tym jednak, że okres ten nie może przekroczyć 3 miesięcy. 

Zatrudnienie młodocianego

Przygotowanie zawodowe odbywa się w oparciu o umowę o pracę zawartą pomiędzy pracodawcą a młodocianym pracownikiem. O zawarciu takiej umowy pracodawca powinien poinformować wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania młodocianego, a w przypadku pracodawcy będącego rzemieślnikiem – również izbę rzemieślniczą właściwą ze względu na siedzibę rzemieślnika. Pozwala to na umożliwienie zaplanowania środków na dofinansowanie kształcenia. 

Umowa powinna być zawarta na piśmie i określać w szczególności rodzaj przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy), czas trwania i miejsce odbywania przygotowania zawodowego, sposób dokształcania teoretycznego oraz wysokość wynagrodzenia pracownika. 

Wysokość wynagrodzenia, jakie pracodawca musi wypłacać młodocianemu pracownikowi zatrudnionemu w okresie nauki zawodu, zostało szczegółowo uregulowane. Wynagrodzenie to jest obliczane w stosunku do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, obowiązującego od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”. W pierwszym roku nauki zawodu nie może to być mniej niż 5% (do 31.08.2021 r. – 284,08 złotych brutto), w drugim roku nauki – nie mniej niż 6% (do 31.08.2021 r. – 340,89 złotych brutto), zaś w trzecim roku nauki – nie mniej niż 7% (do 31.08.2021 r. – 397,71 złotych brutto). Natomiast pracownikowi młodocianemu odbywającemu przyuczenie do wykonywania określonej pracy przysługuje nie mniej niż 4% (do 31.08.2021 r. – 227,26 złotych brutto). Wynagrodzenie pracownika młodocianego stanowi jednocześnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Jednocześnie umowa o pracę zawarta z młodocianym w celu przygotowania zawodowego podlega specyficznym możliwościom rozwiązania. Jej rozwiązanie za wypowiedzeniem jest możliwe wyłącznie w szczególnych przypadkach, stanowiących katalog zamknięty. Będą to:

• niewypełnianie przez młodocianego obowiązków wynikających z umowy o pracę lub obowiązku dokształcania się, pomimo stosowania wobec niego środków wychowawczych;
• ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy;
• reorganizacja zakładu pracy uniemożliwiająca kontynuowanie przygotowania zawodowego;
• stwierdzenie nieprzydatności młodocianego do pracy, w zakresie której odbywa przygotowanie zawodowe. 

Dodatkowo w razie konieczności wypowiedzenia młodocianemu umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego odbywanego w formie nauki zawodu pracodawca jest zobowiązany do zawiadomienia przedstawiciela ustawowego młodocianego lub jego opiekuna oraz szkołę, jeżeli młodociany dokształca się w szkole, a także izbę rzemieślniczą, jeżeli pracodawcą jest rzemieślnik, w celu umożliwienia młodocianemu kontynuowania nauki zawodu w dotychczasowym lub zbliżonym zawodzie. 

Jakie warunki musi spełniać pracodawca, aby móc ubiegać się o dofinansowanie

Podstawowe warunki przyznawania dofinansowania kosztów kształcenia dla pracodawcy reguluje obecnie przepis art. 122 ustawy – Prawo oświatowe.

Pierwszym warunkiem przyznania dofinansowania jest wymóg, aby pracodawca, osoba prowadząca zakład pracy w imieniu pracodawcy lub inna osoba zatrudniona u pracodawcy posiadała kwalifikacje wymagane do prowadzenia przygotowania zawodowego młodocianych. Kwalifikacje te obejmują przygotowanie pedagogiczne (np. ukończenie odpowiedniego kursu), a jednocześnie formalne umiejętności w danym zawodzie (tytuł zawodowy, tytuł mistrza, tytuł robotnika wykwalifikowanego, dyplom ukończenia odpowiednich studiów, osiągnięcie wymaganego stażu itp.).

Drugi warunek jest zależny od młodocianego, odnosi się bowiem do ukończenia przez niego nauki i zdania egzaminu. W przypadku nauki zawodu u pracodawcy będącego rzemieślnikiem konieczne jest zdanie egzaminu czeladniczego, zaś u pracodawcy niebędącego rzemieślnikiem – egzaminu zawodowego. W przypadku przyuczenia do określonej pracy może być to egzamin przed komisją egzaminacyjną izby rzemieślniczej lub też egzamin u pracodawcy. 

Wysokość dofinansowania

Wysokość dofinansowana jest zależna od rodzaju kształcenia młodocianego pracownika. W przypadku nauki zawodu dofinansowanie wynosi 8081 zł w sytuacji, w której okres kształcenia wynosił 36 miesięcy. Jeżeli był krótszy, to również dofinansowanie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Jeżeli umowa o pracę została rozwiązana z przyczyn niezależnych od pracodawcy, a młodociany pracownik podjął naukę zawodu na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego u innego pracodawcy – przysługującą kwotę dofinansowania dzieli się między wszystkich pracodawców, proporcjonalnie do liczby miesięcy prowadzonej przez nich nauki zawodu.

Natomiast w przypadku przyuczenia do określonej pracy dofinansowanie wynosi 254 zł za każdy miesiąc kształcenia. Kwota dofinansowania jest jednak należna wyłącznie za każdy pełny miesiąc. 

Jest jednak przewidziana jeszcze jedna wysokość dofinansowania – 10 000 zł. Dotyczy ona nauki zawodu młodocianego w zawodzie szczególnie pożądanym, wskazanym przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania w prognozie zapotrzebowania na pracowników w zawodach szkolnictwa branżowego na krajowym i wojewódzkim rynku pracy. Przedmiotowa prognoza określa zapotrzebowanie na konkretnych pracowników zarówno na szczeblu krajowym, jak i w odniesieniu do konkretnych województw. Dla każdego województwa są oddzielnie wyznaczone zawody wraz z kodem zawodu. Na szczeblu krajowym są to m.in. automatyk, elektromechanik, elektryk, murarz-tynkarz, ślusarz, technik robotyk czy technik programista.

Co więcej kwoty dofinansowania podlegają waloryzacji o inflację. Wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych musi wynieść jednak nie mniej niż 105% w roku poprzedzającym wypłatę dofinansowania.

Dofinansowanie nie przysługuje temu pracodawcy, z którym umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego została rozwiązana z winy pracodawcy. Z tego powodu urzędy nierzadko żądają przedstawienia przez pracodawcę świadectwa pracy młodocianego pracownika, a w przypadku rozwiązania umowy na podstawie porozumienia stron – powodów jego zawarcia i strony inicjującej. 

Kto decyduje o przyznaniu dofinansowania

Dofinansowanie przyznaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy według miejsca zamieszkania młodocianego pracownika. Następuje to w drodze decyzji administracyjnej na podstawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Podobnie jak w innych sprawach administracyjnych decyzja powinna być wydana niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od dnia złożenia wniosku wszczynającego postępowanie, zaś w sprawach szczególnie skomplikowanych - w terminie dwóch miesięcy. 

W przypadku otrzymania decyzji odmownej pracodawcy przysługuje prawo do odwołania w terminie 14 dni od dnia doręczenia mu decyzji. Odwołanie składane jest do właściwego Samorządowego Kolegium Odwoławczego za pośrednictwem organu (wójta, burmistrza, prezydenta miasta), który wydał decyzję.

Dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników jest finansowane ze środków Funduszu Pracy. Wojewoda otrzymane środki na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy gminy. Z tego powodu gminy potrzebują wcześniejszej informacji od pracodawców o zawarciu z młodocianym umowy w celu przygotowania zawodowego, a to po to, aby zabezpieczyć przekazanie w przyszłości środków dofinansowania.

Jakie dokumenty należy przygotować, aby otrzymać dofinansowanie

Wniosek o przyznanie dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika pracodawca powinien złożyć w terminie do trzech miesięcy od dnia zdania egzaminu przez pracownika.. Jest to termin prawa materialnego, stąd też bardzo istotne jest jego dochowanie. Nie istnieje bowiem możliwość jego przywrócenia w oparciu o przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, a uprawnienie pracodawcy po jego upływie wygasa. Przykładowe formularze wniosków o przyznanie dofinansowania można znaleźć na stronach urzędów miast i gmin.

Wniosek o dofinansowanie nie podlega opłacie. Do wniosku należy przy tym dołączyć:

1. kopie dokumentów potwierdzających spełnianie warunków odnośnie do kwalifikacji pracodawcy, osoby działającej w jego imieniu lub zatrudnionego przez niego pracownika (dyplom mistrzowski, świadectwa, uprawnienia pedagogiczne). Jeżeli kwalifikacje spełnia osoba działająca w imieniu pracodawcy lub pracownik – do wniosku należy załączyć również kopie dokumentów potwierdzających istnienie stosunku prawnego łączącego pracodawcę i taką osobę, a więc np. umowę o pracę, umowę o świadczenie usług czy akt powołania;
2. kopię umowy o pracę zawartej z młodocianym pracownikiem w celu przygotowania zawodowego;
3. kopię dyplomu, certyfikatu lub świadectwa, potwierdzającego zdanie egzaminu albo zaświadczenie potwierdzające zdanie tego egzaminu przez młodocianego.

Niektóre organy wymagają również przedłożenia kopii świadectwa pracy młodocianego czy też potwierdzenia realizacji przez młodocianego pracownika obowiązkowego dokształcania teoretycznego lub kopii świadectwa ze szkoły. Dodatkowo wymagają, aby kopie dokumentów były obustronnie poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji pracodawcy. 

Niezbędne będzie również załączenie formularza informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis oraz zestawienie pomocy de minimis lub kopie zaświadczeń o pomocy de minimis, jakie pracodawca otrzymał w roku, w którym ubiega się o pomoc oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat albo oświadczenia o wielkości pomocy de minimis otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenia o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie.

W przypadku, w którym wniosek będzie składany przez pełnomocnika, obligatoryjnie należy załączyć również pełnomocnictwo do reprezentowania pracodawcy w tej sprawie. 

Poszczególne urzędy mogą wymagać również dodatkowych dokumentów. W celu złożenia kompletnego wniosku, aby uniknąć konieczności jego późniejszego uzupełniania, warto zapoznać się z informacjami wskazanymi na stronie internetowej właściwego urzędu. 

Dofinansowanie w kontekście pomocy de minimis

W przypadku, w którym dofinansowanie będzie udzielane podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą, stanowi ono pomoc de minimis.

Z uwagi na tę okoliczność konieczne będzie załączenie dodatkowych dokumentów. Chodzi tutaj przede wszystkim o formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis. Jest to formularz stanowiący załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis.

Pracodawca będzie musiał wykazać w formie oświadczenia lub też poprzez przedstawienie zaświadczeń wysokość dotychczas otrzymanej pomocy de minimis. W przypadku przekroczenia limitu pomocy de minimis, czyli zasadniczo kwoty 200 000 euro w okresie 3 lat, pracodawcy nie będzie przysługiwać dalsza pomoc, w tym przypadku – w postaci dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika.

Opodatkowanie dofinansowania

Za przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się m.in. dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. 

Skoro dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników nie odbywa się w ramach dotacji, tylko finansowane jest ze środków pochodzących z Funduszu Pracy, to środki te nie są zwolnione z opodatkowania.

Z uwagi na powyższe dofinansowanie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Za datę powstania przychodu należy uznać dzień otrzymania dofinansowania (wpływ na rachunek bankowy).

W przypadku księgi przychodów i rozchodów dofinansowanie będzie opodatkowane według skali lub podatkiem liniowym i należy je ująć w kolumnie 8 KPiR – pozostałe przychody. W przypadku podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych kwota dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników zwiększy podstawę opodatkowania. Natomiast w stosunku do podatników rozliczających się w oparciu o kartę podatkową dofinansowanie – z uwagi na specyfikę tego rodzaju rozliczenia – będzie neutralne podatkowo. Nie wpłynie ani na wysokość podatku do zapłaty ani też na prawo korzystania z tej formy opodatkowania. 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910)
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735)
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426)
• Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE. L Nr 352, str. 1)
• Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1408/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis w sektorze rolnym (Dz. Urz. UE. L Nr 352, str. 9)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2010)
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 22 lutego 2019 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. z 2019 r. poz. 391)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz.U. 2010 nr 53 poz. 311 ze zm.)
• Obwieszczenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 27 stycznia 2021 r. w sprawie prognozy zapotrzebowania na pracowników w zawodach szkolnictwa branżowego na krajowym i wojewódzkim rynku pracy (M.P. z 2021 r. poz. 122)

Agata Kicińska

radca prawny w Kancelarii Sienkiewicz i Zamroch, zajmuje się indywidualnym i zbiorowym prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych; prowadzi bloga dotyczącego prawa pracy z punktu widzenia pracodawców: www.prawodlapracodawcy.pl; w codziennej pracy doradza również w sprawach związanych z zatrudnianiem pracowników tymczasowych oraz ochroną danych osobowych.