Faza II SME Instrument

Zasady oceny wniosków

W fazie 2, wniosek jest oceniany 2-etapowo.

Etap 1

Wniosek jest oceniany, przez co najmniej 4 ewaluatorów, specjalizujących się w takich obszarach jak technologie/przemysł, biznes i finanse. Tylko te wnioski, które spełniają wskazane w aplikacji wymagania mają szanse otrzymać dofinansowanie.

NOWY WZÓR WNIOSKU

Każdy ewaluator przygotowuje Indywidualny Raport z oceny wniosku (Individual Evaluation Report - IER) zawierający:

• Ocenę każdej z trzech kryteriów – Excellence, Impact and Quality & Efficiency of the Implementation – oceniane od 0 do 5 z dokładnością do jednego miejsca po przecinku;
• Ocenę zdolności operacyjnej wnioskodawcy – opisanej na str. 16 dokumentu: Horizon 2020 Work Programme 2018-2020;
• Ocenę stosunku ceny do wartości, zaplanowanych do zlecenia podwykonawcom, zadań;
• Sprawdzenie poziomu gotowości technologicznej (Technology Readiness Level - TRL) – opisanej na stronie 18 dokumentu: Horizon 2020 Work Programme 2018-2020.

Łączny raport z oceny wniosku jest wyliczany automatycznie, stosując następujący algorytm:

1. Ocena każdego z kryteriów jest wyliczana, jako mediana z 4 ocen;
2. Kryteria mają różną wagę; 
3. Ogólna ocena jest sumą ważonych ocen poszczególnych kryteriów od 0 do 15 z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Ocena końcowa będąca częścią raportu z ewaluacji - Evaluation Summary Report - ESR kończy krok 1 oceny wniosków w fazie 2.

Aby wniosek został wpisany na listę rankingową musi osiągnąć próg jakościowy tzw. threshold. Próg jakościowy na poziomie kryteriów został ustalony na poziomie 4 (gdzie 5 to maksimum), natomiast próg jakościowy i dla oceny zbiorczej to 13 (gdzie maksimum to 15), podobnie jak w przypadku oceny wniosków do fazy 1. 

Lista rankingowa

Tylko wnioski, które przekroczyły próg jakościowy są wpisywane na listę rankingową w kolejności zgodnej z otrzymaną oceną. Lista rankingowa zawiera:

• Wnioski zaproszone do udziału w kolejnym drugim etapie oceny – zaproszeniu na rozmowę z panelem ekspertów;
• Wnioski, które nie mogą zostać zaproszone do etapu 2.

Lista jest ułożona w kolejności od najwyższej oceny do najniższej. Do kolejnego etapu zakwalifikują się wnioski licząc od najwyższej oceny w dół do momentu, kiedy łączny budżet wniosków z listy będzie najbardziej zbliżony do dwukrotności dostępnego budżetu w danym konkursie (cut-off).

Informacje wysyłane przez EASME do wnioskodawców

Około 4-5 tygodni po dacie, do której należy złożyć wniosek (cut-off date), wnioskodawca poprzez Participant Portal otrzymuje albo:

− Zaproszenie do udziału w rozmowie z panelem ekspertów, jeśli wniosek po ocenie znalazł się na liście wniosków skierowanych do etapu 2 oceny wniosków; lub

− List odmowny, jeśli wniosek został odrzucony, ponieważ:

• Wniosek jest powyżej progu jakościowego, ale nie ma już środków w budżecie na dofinansowanie tego wniosku;
• Wniosek nie osiągnął progu jakościowego;
• Wniosek nie spełnia kryteriów formalnych.

W każdym przypadku wnioskodawca otrzymuje raport z ewaluacji - Evaluation Summary Report –ESR zawierający zbiorczą ważoną ocenę ogólną wraz ze ocena jakościową każdego z trzech kryteriów. 

Odwołania

W liście odmownym wskazana będzie ścieżka odwołania, którą należy zastosować, jeśli wnioskodawca chciałby się odwoływać od decyzji odmownej.

Etap 2 – Rozmowa z panelem ekspertów

Zaproszenie na rozmowę

Wnioskodawcy, których wnioski zakwalifikowały się do etapu 3 otrzymają zaproszenie do Brukseli na indywidualna rozmowę.  W zaproszeniu zostanie wskazany termin rozmowy, zwykle około tygodnia od daty zaproszenia. Zaproszenie będzie zawierać:

• Datę, czas i miejsce rozmowy, przy czym nie będzie możliwości zmiany czasu i daty spotkania;
• Adres i wskazówki jak dotrzeć na miejsce rozmowy – wszystkie rozmowy odbędą się w Brukseli;
• Wzorzec dokumentu do przygotowania prezentacji na sesje pitchingową. Prezentacja musi być przygotowana w języku angielskim;
• Instrukcję, w jaki sposób wskazać do 3 osób z firmy, które będą obecne na rozmowie, jakie informacje należy przesłać, aby wykazać ich rolę w firmie.

Udział w rozmowie

W 2018 r. zostały zaplanowane 4 sesje rozmów z panelem ekspertów dla poszczególnych cut-off dates:

• 12-16 luty 2018 dla cut-off z dnia 10 stycznia 2018 r.;
• 16-20 kwietnia 2018 r. dla cut-off z dnia 14 marca 2018 r.;
• 25-29 czerwca 2018 r. dla cut-off z dnia 23 maja 2018 r.;
• 12-16 listopada 2018 r. dla cut-off z dnia10 października 2018 r.

W spotkaniu mogą wziąć udział maksymalnie 3 osoby z firmy, najlepiej prezes lub dyrektor wykonawczy.  W rozmowie mogą brać udział tylko osoby zatrudnione w firmie wnioskodawcy. W spotkaniu nie mogą uczestniczyć przedstawiciele lub doradcy zatrudnieniu przez firmę wnioskodawcy.

Wskazany do rozmowy osoby, muszą wykazać swoje zawodowe powiązania z firmą (np. umowę o pracę, pasek wynagrodzenia, statut firmy, etc.).

Koszty związane z udziałem w rozmowie w Brukseli pokrywa wnioskodawca, i nie będą one refundowane przez EASME.

Jeśli na rozmowie nie pojawi się nikt z przedstawicieli wnioskodawcy, to rozmowa zostanie przeprowadzona w oparciu o dostępne dokumenty (złożony wniosek).

Rozmowa z ekspertami

W rozmowie będzie uczestniczyć 6 ekspertów, z których co najmniej 5 będzie miało międzynarodowe doświadczenie w ocenie wniosków zarówno inwestycyjnych, innowacyjnych czy biznesowych. Lista ekspertów będzie opublikowana w Participant Portal przed rozmową.

Rozmowa będzie trwała nie dłużej niż 30 min i będzie prowadzona w języku angielskim. Rozmowa będzie obejmować:

• Maksymalnie 10 minutową sesję pitchingową popartą prezentacją w pdf o maksymalnej objętości 10 stron. Wzór prezentacji będzie dołączony do zaproszenia;  
• Maksymalnie 20 minutową sesję pytań i odpowiedzi, mającą na celu wyjaśnienie wątpliwości wskazanych na etapie 1 oceny wniosku. Pytania mogą dotyczyć takich obszarów jak np. strategia komercjalizacji usługi/produktu, zespół projektowy, wykonalność technologiczna usługi/produktu, zakładane rezultaty, potencjał rynkowy usługi/produktu, etc. Na tym etapie eksperci nie będą mieli zadanego zestawu pytań, będą zadawać pytania związane ze złożonym wnioskiem.

Rozmowa panelowa

W panelu będzie brać udział 30 ekspertów, którzy uczestniczyli w poprzednim etapie oceny wniosku (rozmowach z ekspertami). Zadaniem panelu będzie przejrzenie wszystkich wniosków biorących udział w rozmowie z ekspertami, aby sprawdzić czy wszyscy eksperci byli konsekwentni w swoich ocenach.   Panel ekspertów może zmienić ocenę wniosku lub komentarz, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Dla każdego wniosku Panel przygotuje raport, który będzie stanowił element raportu końcowego (Evaluation Summary Report – ESR), a także listę rankingową dla wszystkich wniosków biorących udział w rozmowach.

Lista rankingowa

Lista rankingowa przygotowana przez Panel zawiera:

• Listę wniosków skierowanych do dofinansowania, które otrzymały ocenę końcową A;
• Listę wniosków odrzuconych ze względu na ograniczenia budżetowe, które otrzymały ocenę końcową B.

Informacje wysyłane przez EASME do wnioskodawców

Około 4-5 tygodni po dacie, do której należy złożyć wniosek (cut-off date), wnioskodawca poprzez Participant Portal otrzymuje albo:

• Zaproszenie do przygotowania umowy grantowej (Grant Agreement Preparation – GAP), w przypadku, gdy wniosek otrzymał dofinasowanie (spełniał wymogi progu jakościowego i otrzymał ocenę końcowa A), lub 
• List odmowny, w przypadku gdy wniosek nie może otrzymać dofinansowania z powodu niewystarczającego budżetu. 

W każdym przypadku wnioskodawca otrzymuje raport z ewaluacji - Evaluation Summary Report –ESR zawierający zbiorczą ważoną ocenę ogólną wraz ze ocena jakościową każdego z trzech kryteriów.  ESR dla wniosków, które brały udział w etapie 2 oceny, zawierć będzie dodatkowo ocenę końcową A lub B.

Odwołania

W liście odmownym wskazana będzie ścieżka odwołania, którą należy zastosować, jeśli wnioskodawca chciałby się odwoływać od decyzji odmownej.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad oceny i wyboru wniosków do fazy 2 Instrumentu MŚP.