W poszukiwaniu beneficjenta rzeczywistego

Temat obowiązkowych zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych odbił się szerokim echem zarówno w mediach tradycyjnych, jak i społecznościowych. Wydawać by się mogło, że nie sposób znaleźć chociaż jednego przedsiębiorcę, który nie słyszał o zbliżającym się obowiązku. Rzeczywistość uczy jednak, że jest inaczej, a niniejszy artykuł należy traktować jako ostatni dzwonek, gdyż na zgłoszenia pozostał niecały tydzień.

Zgodnie z przepisami tzw. ustawy AML[1], na szereg przedsiębiorców został nałożony obowiązek ustalenia beneficjentów rzeczywistych w ich strukturze i zgłoszenia tych beneficjentów do utworzonego w tym celu Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, w skrócie CRBR. Pierwotnym terminem dokonania zgłoszenia dla istniejących podmiotów gospodarczych był 13 kwietnia 2020 r. Dzięki regulacjom Tarczy Antykryzysowej obowiązek ten został odsunięty w czasie o 3 miesiące, tj. do 13 lipca 2020 r. Odroczenie to nie dotyczy jednakże podmiotów nowo utworzonych, dla których termin na zgłoszenie liczy się od dnia wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego. W związku z powyższym, a także w świetle braku zapowiedzi dalszego odraczania obowiązku rejestracji dla istniejących podmiotów, warto przytoczyć najważniejsze informacje związane z dokonywaniem takiego zgłoszenia.

Kto i kiedy musi się zgłosić?

Art. 58 ustawy AML stanowi, że obowiązkowi zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych podlegają:

• spółki jawne,
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• proste spółki akcyjne,
• spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych.

Oczywiście w przypadku prostych spółek akcyjnych (PSA) obowiązek ten wchodzi w życie dopiero z chwilą rozpoczęcia obowiązywania przepisów Kodeksu spółek handlowych odnoszących się do PSA, co planowo – o ile nie zostanie ponownie odsunięte w czasie – powinno nastąpić 1 stycznia 2021 r.

Wyłączenie obowiązku w stosunku do spółek publicznych – czyli tych, w których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym lub wprowadzona do obrotu w alternatywnym systemie obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – wydaje się być rozsądnym posunięciem ustawodawcy z uwagi na fakt zbyt dużej płynności akcji takich podmiotów. W praktyce określenie beneficjenta rzeczywistego w takiej spółce w większości przypadków byłoby niemożliwe. 

Jak już wspomniano, ustawa AML wyróżnia dwa reżimy w zakresie terminów zgłoszeń. Wymienione wcześniej podmioty, które zostały wpisane do KRS przed wejściem w życie rozdziału 6 ustawy AML, tj. przed 13 października 2019 r., muszą wysłać zgłoszenie najpóźniej 13 lipca 2020 r. Jest to nieprzekraczalny termin, którego niezachowanie może skutkować negatywnymi konsekwencjami po stronie zobowiązanego podmiotu. 

Niezależnie od powyższego obowiązek zgłoszenia do CRBR obciąża w pełni wszystkie nowo utworzone podmioty, tj. te, które zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego począwszy od 13 października 2019 r. Mają one na dokonanie zgłoszenia 7 dni liczonych od dnia wpisu w KRS. Zachowanie tego terminu może jednak nastręczyć niespodziewanych problemów, ponieważ poza przypadkiem rejestracji spółki online w systemie S24, zawiązujący nie dostają natychmiastowego powiadomienia o dokonaniu wpisu do KRS. Postanowienie w tym przedmiocie jest wysyłane do nich w formie pisemnej, a cały proces od dokonania wpisu do rejestru przedsiębiorców do doręczenia korespondencji może czasem znacznie przekroczyć ten krótki termin. Dlatego od pewnego czasu na przedsiębiorców zgłaszających spółki do rejestru w tradycyjny sposób został pośrednio nałożony dodatkowy obowiązek. Jest nim konieczność monitorowania KRS właściwie codziennie, tak aby fakt zarejestrowania nowego podmiotu nie umknął im w natłoku codziennych spraw, powodując nieprzyjemności już na samym starcie działalności.

W tym miejscu koniecznie należy zaznaczyć, że wiele podmiotów nie skończy swojej przygody z rejestrem na pierwszym zgłoszeniu do CRBR. Konieczne jest bowiem każdorazowe aktualizowanie informacji znajdujących się w rejestrze, jeżeli wystąpiły okoliczności uzasadniające zmianę wpisu, np. w przypadku zmian w strukturze własnościowej lub uzgodnień między wspólnikami. W takim przypadku termin 7 dni od dnia zaistnienia zdarzenia obowiązuje już wszystkie podmioty, niezależnie od daty ich powstania.

Kim jesteś beneficjencie?

Pozostawiając za sobą najbardziej wstępne kwestie związane ze zgłoszeniem do CRBR, obowiązany przedsiębiorca musi w dalszej kolejności ustalić najważniejszą informację, czyli kto jest beneficjentem rzeczywistym w jego strukturze. Choć mogłoby się wydawać, iż jest to zadanie błahe, to w wielu przypadkach może stanowić nie lada wyzwanie, a jeszcze większym problemem będzie nieświadomość złożonego charakteru tej tematyki. 

Ustawa AML w teorii zawiera wyjaśnienie wspominanej wyżej problematyki. I tak zgodnie z jej art. 2 ust. 2 pkt 1 beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne:

• sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub
• w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

No właśnie, tak jest w teorii. Bez cienia wątpliwości można stwierdzić, że ta definicja jest dosyć ogólnikowa i nie zdziwiłbym się, gdyby dla większości czytelników okazała się całkowicie niejasna. Jedyne, co na podstawie powyższych opisów można stwierdzić z dużą dozą pewności, jest możliwość występowania w roli beneficjenta rzeczywistego więcej niż jednej osoby. Stąd też konieczne stało się nieco bardziej kazuistyczne podejście do tej kwestii – na szczęście ustawa AML śpieszy z wyliczeniem przykładowych okoliczności, w których należy daną osobę uznać za beneficjenta rzeczywistego. Będzie nim każda osoba fizyczna:

• będąca udziałowcem lub akcjonariuszem podmiotu, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tego podmiotu, 
• dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym podmiotu, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji podmiotu, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie podmiotu, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• sprawująca kontrolę nad podmiotem, poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień analogicznych do uprawnień jednostki dominującej zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,
• zajmująca wyższe stanowisko kierownicze – w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych powyżej oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Ustawa AML wskazuje jeszcze przykładowe kryteria wyłaniania beneficjenta rzeczywistego w przypadku trustów i osób prowadzących działalność gospodarczą, jednakże z uwagi na brak obowiązku rejestracji w CRBR, nie ma potrzeby ich przytaczania w niniejszym artykule. 

Bez wątpienia powyższe przesłanki ułatwiają ustalenie beneficjentów rzeczywistych w wielu przypadkach, choć nie rozwiązują wszystkich typowych sytuacji, o czym będzie jeszcze wspomniane w dalszej części artykułu. W przypadku prostej struktury właścicielskiej ustalenie beneficjenta rzeczywistego na podstawie powyższych wytycznych nie powinno stanowić większego problemu. Co jednak w sytuacji, gdy np. wśród wspólników znajdują się zarówno osoby fizyczne, jak i prawne, a żadna z nich nie przekracza progu 25%?

Nieoczywisty beneficjent rzeczywisty

Pierwszym sposobem postępowania w takiej sytuacji jest „sumowanie” kontroli wykonywanej bezpośrednio i pośrednio. Na przykład gdy wspólnik posiada we własnym imieniu 20% jednostek danego podmiotu, a jednocześnie kontrolowana przez niego w 60% osoba prawna również posiada 20% jednostek tego samego podmiotu, to dla celów ustalenia beneficjenta rzeczywistego oba udziały należy proporcjonalnie zsumować i przypisać tej osobie fizycznej 32% jednostek spółki podlegającej zgłoszeniu, a w efekcie uznać ją za beneficjenta rzeczywistego.

 

Inną metodą jest uważne przeanalizowanie dokumentów korporacyjnych podmiotu, w szczególności umowy spółki, umowy wspólników, umowy inwestycyjnej itp., lub odwołanie się do ogólnych przesłanek uznania za beneficjenta rzeczywistego. Może to być np.:

• kontrola poprzez posiadanie uprawnień jednostki dominującej,
• istnienie uprawnienia do kierowania polityką finansową i operacyjną tej jednostki zależnej,
• istnienie uprawnień wynikających z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiających wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę,

 Wszystkie te określenia należy rozumieć bardzo szeroko. I tak na przykład istotnym w tym względzie może być fakt przyznania wspólnikowi prawa do powoływania większości członków zarządu, rady nadzorczej lub szeroko zakrojony obowiązek wyrażenia zgody danego wspólnika (prawa weta) na dokonywanie przez spółkę czynności gospodarczych. Zawsze trzeba oceniać konkretny przypadek z uwzględnieniem sytuacji danego podmiotu i nie sposób ustalić sztywnej granicy, progu czy jedynej właściwej metodologii oceny beneficjenta rzeczywistego. W kontekście uprawnień jednostki dominującej nie da się nie zauważyć faktu, że pojęcie to odnosi się do spółek handlowych, niemniej jednak analiza i wykładnia przepisu wskazuje na konieczność zastosowania go do osób fizycznych w drodze analogii.

Trudne życie spółek osobowych

Wspomniana powyżej niedoskonałość regulacji jest szczególnie widoczna w przypadku spółek innych niż kapitałowe, np. komandytowych czy jawnych. Problematyczne staje się bowiem odniesienie do nich wytycznych wyrażonych w ustawie AML. W tym przypadku również istnieją co najmniej dwie metody ustalania beneficjentów rzeczywistych w takich podmiotach. 

Według pierwszej z nich wskazane powyżej progi procentowe powinny być odnoszone (w drodze analogii) do wartości udziałów kapitałowych w spółce osobowej lub do ustalonych w umowie spółki udziałów w zyskach i stratach, jeżeli ich dysproporcja względem udziałów proporcjonalnych do wysokości wkładów kapitałowych jest znaczna lub gdy to według procentowych udziałów w zyskach i stratach lub wysokości wkładów kapitałowych ustala się siłę „głosu” wspólnika. Na przykład jeżeli łączna suma wkładów do spółki wynosi 10 000 zł, każdy ze wspólników wniósł po 5000 zł, ale ich udział w zyskach jest nieproporcjonalny i wynosi np. 80% do 20%, to za beneficjenta rzeczywistego winno uważać się wspólnika dysponującego większym z tych udziałów w zyskach. Podobnie będzie w sytuacji, gdy trzech wspólników wniosło po 1000 zł, ale jednemu z nich przyznano 60% udziału w zyskach, a pozostałym po 20%, a następnie ustalono, że sprawy przekraczające zakres zwykłego zarządu wymagają głosu wspólników posiadających co najmniej 60% udziału w zyskach – wtedy również za beneficjenta należałoby uznać wspólnika z większym udziałem w zyskach, mimo iż w obu powyższych sytuacjach udziały kapitałowe wspólników są równe. Stosunkowa elastyczność umowy spółki jawnej czy komandytowej umożliwia bowiem wprowadzenie różnych kryteriów zliczania głosów, od liczenia według „głów”, czyli jeden wspólnik = jeden głos począwszy, na obliczaniu procentów według udziałów kapitałowych czy prawa do zysku skończywszy.

Innym podejściem jest natomiast określenie jako beneficjentów rzeczywistych wszystkich wspólników spółki osobowej. Jest to z pewnością podejście ostrożnościowe, które może być słuszne w przypadkach, gdy brak jest jakichkolwiek innych uzgodnień w spółce lub między wspólnikami niż regulacje ustawowe, zgodnie z którymi w wielu sprawach konieczna jest jednomyślność wspólników. W bardziej złożonych i odmiennych od ustawowych regulacji przypadkach, spotykanych zdecydowanie częściej w przypadku spółek komandytowych, takie podejście może być jednak nieuzasadnione. W szczególności dotyczy to przypadków, gdy w spółkach uczestniczy kilku dużych wspólników posiadających prawo weta i kilku niedużych, których zgoda nie jest wymagana do większości codziennych spraw lub których siła głosu nie jest w stanie zablokować żadnej uchwały. Takie sytuacje spotykane są często w rodzinnych biznesach, gdzie tak zwane pierwsze skrzypce grają założyciele, a ich potencjalni następcy są przyuczani do prowadzenia przedsiębiorstwa lub odpowiadają wyłącznie za wycinek spraw mniejszej wagi.

Ponownie jednak należy stwierdzić, że w kontekście spółek osobowych nie istnieje niestety jedno prawidłowe rozwiązanie dylematu dotyczącego beneficjentów rzeczywistych. W tym wypadku najbardziej rekomendowane jest odwołanie się do ogólnych przesłanek jego ustalania – czyli istnienia uprawnień wynikających z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiających wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę. Nie sposób krytykować jednak wyboru podejścia ostrożnościowego, mając na uwadze zagrożenie wysoką karą niedopełnienia obowiązku zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych, o czym w dalszej części artykułu. Odpowiedź w powyższym kontekście może przynieść wyłącznie praktyka działania CRBR, która będzie mogła się wykształcić dopiero po dopełnieniu obowiązku zgłoszenia przez większość zobowiązanych podmiotów. A to z pewnością nie wydarzy się przed 13 lipca 2020 r.

Beneficjencie, gdzie jesteś?

Analiza powyższych rozważań pozwala w dużym uproszczeniu stwierdzić, że w przypadku podmiotów, których właścicielami są inne podmioty gospodarcze, beneficjentem rzeczywistym będzie ostatnia (końcowa) osoba fizyczna w łańcuchu właścicielskim.

Nie jest jednak wykluczone, że mimo najszczerszych chęci i podjęcia należytej staranności w ustaleniu beneficjenta rzeczywistego, nie będzie to możliwe przy wykorzystaniu któregokolwiek z wcześniej wskazanych kryteriów. W takim wypadku w zgłoszeniu należy wskazać osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze, czyli, zgodnie z ustawą AML, członka zarządu, dyrektora lub pracownika instytucji obowiązanej posiadającego wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej oraz podejmującego decyzje mające wpływ na tego typu ryzyka.

Czy zatem zawsze musi to być członek zarządu, jeżeli takowy istnieje? Odpowiedź na tak zadane pytanie powinna być przecząca. Członek zarządu jest pojęciem dodanym przez ustawę AML do kryteriów wskazanych w unijnej dyrektywie AML[2], której przepisy omawiana ustawa AML implementuje do polskiego porządku prawnego. Z perspektywy dyrektywy AML najistotniejsze jest bowiem to, aby taka osoba posiadała „wystarczającą wiedzę na temat ekspozycji danej instytucji na ryzyko związane z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu oraz wystarczająco wysokie stanowisko, by podejmować decyzje mające wpływ na ekspozycję danej instytucji na ryzyko”. Powyższe niekoniecznie musi oznaczać jednak członka zarządu, który w dużych podmiotach nierzadko będzie opierał swoje działania o wskazówki i informacje uzyskane od takiej osoby właśnie. 

Wniosek na miarę XXI wieku

Po pomyślnym ustaleniu osoby lub osób będących beneficjentami rzeczywistymi podmiotu, dopełnienie obowiązku zgłoszenia wydaje się już wyłącznie formalnością. Wniosek wypełnia się i wysyła elektronicznie na specjalnej podstronie Portalu Podatkowego administrowanego przez Ministerstwo Finansów – https://crbr.podatki.gov.pl.

Aby złożyć wniosek, w pierwszej kolejności należy wpisać NIP i formę organizacyjną podmiotu. Pewnym problemem może okazać się dla niektórych pole pn. „data zdarzenia”. Jeszcze raz należy zaznaczyć, że będzie ona różna dla podmiotu nowo utworzonego oraz dla podmiotu istniejącego przed 13 października 2019 r.

W pierwszym przypadku należy wskazać datę wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego, bowiem z tym dniem wystąpiło „zdarzenie” skutkujące obowiązkiem zgłoszenia do CRBR. Obowiązek wskazania tej daty ma pewnie na celu wstępną selekcję zgłoszeń dokonywanych po terminie, choć z pewnością faktyczna data rejestracji jest dodatkowo weryfikowana z danymi z KRS.

W drugim przypadku jako datę zdarzenia należy wskazać faktyczną datę wypełniania formularza, bowiem podmiot obowiązany jest do dokonania zgłoszenia w dowolnym terminie przed 13 lipca 2020 r. W mojej ocenie wskazywanie w tym polu daty rejestracji podmiotu w KRS będzie powodować wyłącznie niepotrzebne zamieszanie lub nawet problemy – zresztą sam system nie umożliwia ustawienia daty wcześniejszej niż 1 stycznia 2019 r.

Po wybraniu daty zgłoszenia na ekranie wyświetla się interaktywny wniosek z polami do uzupełnienia, o czytelnym i funkcjonującym bez zarzutu interfejsie znanym z usługi e-PIT. W polach należy wskazać m.in.:

• dane identyfikacyjne podmiotu, tj.: 
  1. nazwę (firmę),
  2. formę organizacyjną, 
  3. siedzibę,
  4. numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, 
  5. NIP; oraz
• dane identyfikacyjne beneficjentów rzeczywistych i członków organu lub wspólników uprawnionych do reprezentowania podmiotu, tj.:
  1. imię i nazwisko, 
  2. obywatelstwo, 
  3. państwo zamieszkania, 
  4. numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, 
  5. informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.

Skąd pozyskać dane?

W przypadku zidentyfikowania beneficjenta rzeczywistego podmiotu, ustalenie wspomnianych danych nie powinno stanowić już większego wyzwania, a ich przekazanie przez konkretne osoby jest obowiązkowe. Nie można jednakże wykluczyć braku współpracy z rozpoznanymi w spółce beneficjentami – w takiej sytuacji, przy braku możliwości pozyskania ich danych ze źródeł innych niż od samego beneficjenta (np. właściwych rejestrów handlowych, w których jest wpisany), pozostaje jedynie wskazać we wniosku osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze. Warto w tym miejscu wspomnieć, że na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR nie musimy uzyskać zgody na przetwarzanie danych osobowych tych osób, gdyż podstawą prawną przetwarzania będzie tutaj art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. e RODO, czyli niezbędność do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz niezbędność do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Inną kwestią jest zasadność publikowania w jawny sposób w rejestrze danych we wskazanym powyżej zakresie przez pryzmat minimalizacji przetwarzania danych osobowych, ale to temat na odrębną rozprawę.

Problematyczne może być jednak ustalenie powyższych danych w przypadku podmiotów z udziałem zagranicznych osób prawnych. Nie wszystkie zagraniczne rejestry handlowe są jawne i umożliwiają przeglądanie informacji o wpisanych podmiotach nieodpłatnie. Niektóre kraje w ogóle nie posiadają ogólnodostępnych rejestrów. Okoliczności te nie wpływają jednakże na obowiązek dokonania zgłoszenia. Pewną formą rozwiązania jest skorzystanie z europejskiej wyszukiwarki zrzeszającej rejestry handlowe państw członkowskich UE, dostępnej pod adresem: https://e-justice.europa.eu/content_find_a_company-489-en.do. W pozostałych przypadkach konieczne będzie uzyskanie odpowiednich informacji z właściwych rejestrów lub biur rejestratorów (np. Sekretarza Stanu w przypadku wielu stanów USA). Na szczęście CRBR nie powiela błędów innych rozwiązań informatycznych dostarczanych przez organy administracji rządowej, jak np. Rejestr Dokumentów Finansowych, w którym nie sposób było dokonać zgłoszenia w przypadku, gdy w zarządzie podmiotu zasiadali wyłącznie cudzoziemcy nieposiadający numeru PESEL – w tym zakresie Ministerstwo Finansów odrobiło zadanie domowe i zdaje sobie sprawę z nieincydentalnego charakteru tego zjawiska.

Jak oznaczyć udział?

Wątpliwości może wywołać sposób oznaczenia informacji o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu w przypadku, gdy struktura własnościowa spółki nie ogranicza się wyłącznie do bezpośrednich uprawnień właścicielskich, a obejmuje także pośrednie uprawnienia właścicielskie lub inne uprawnienia, o czym szerzej wspomniano wcześniej. W takim przypadku wniosek w systemie CRBR nie wspomoże nas katalogiem możliwości, z których można dokonać wyboru najbardziej pasującej okoliczności, jak dzieje się to w przypadku bezpośrednich uprawnień właścicielskich. Ich opisu należy dokonać samodzielnie, co jest uzasadnione mnogością rozwiązań i zależności, jakie mogą wystąpić w podmiocie i jest zgodne z częściowo niedomkniętym katalogiem wytycznych określania beneficjenta rzeczywistego wskazanych w ustawie.

W przypadku wskazywania jako beneficjentów rzeczywistych reprezentantów podmiotu, jeżeli nie ma możliwości ustalenia beneficjentów przy wykorzystaniu kryteriów ustawowych, należy zwrócić uwagę na okoliczność, iż w wielu podmiotach zagranicznych reprezentantami można ustanowić, oprócz osób fizycznych, także osoby prawne, czyli tzw. administratorów. W takim przypadku konieczne będzie wskazanie wszystkich reprezentantów takiego administratora, przy zastosowaniu metody „ostatnich” lub „końcowych” osób fizycznych w łańcuchu.

Nie można zapominać także o obowiązku wskazania wszystkich okoliczności (uprawnień) świadczących o konieczności ujawnienia danej osoby w rejestrze. Jako przykład można podać osobę, która jest beneficjentem rzeczywistym bezpośrednio, pośrednio przez kontrolowaną osobę prawną i jednocześnie reprezentantem spółki.

Wypełnij i wyślij

Sam wniosek w CRBR może wypełnić dowolna osoba, a następnie, po zapisaniu i pobraniu go w formacie XML, może przesłać go właściwej osobie do podpisu. Osoba podpisująca i wysyłająca zgłoszenie wykorzystuje w takim wypadku opcję wczytania zapisanego wniosku, a jej czynności ograniczają się do wyrażenia swojej świadomości odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia oraz złożenia podpisu w wybranej formie.

Wniosek podpisuje i wysyła w systemie teleinformatycznym CRBR osoba uprawniona do reprezentacji zgłaszanego podmiotu. Zgłoszenie można podpisać profilem zaufanym potwierdzanym przez ePUAP lub podpisem kwalifikowanym potwierdzanym przez ePUAP lub bez takiego potwierdzenia. Ostatnia opcja jest o tyle istotna, że umożliwia podpisanie i wysłanie zgłoszenia cudzoziemcom nieposiadającym numeru PESEL – o ile oczywiście posiadają oni podpis kwalifikowany. Niestety bardziej skomplikowana procedura jego wydawania właściwie uniemożliwia załatwienie go w przeciągu 7 dni, które są przewidziane na dokonanie zgłoszenia od momentu rejestracji spółki. Dlatego rekomendowane jest, aby cudzoziemcy zaopatrzyli się w podpis kwalifikowany z odpowiednim wyprzedzeniem. Trzeba też zauważyć, że system CRBR jest obecnie dostępny wyłącznie w języku polskim, co, niestety, istotnie utrudnia dokonywanie zgłoszeń osobom nieposługującym się tym językiem. System nie przewiduje także możliwości wysłania zgłoszenia przez pełnomocnika. Powyższe przeszkody można zminimalizować poprzez uprzednie przygotowanie wniosku i przesłanie go reprezentantowi z odpowiednią instrukcją.

Dotkliwe kary

Na zakończenie warto wspomnieć także o konsekwencjach niezachowania terminu na dokonanie zgłoszenia lub jego aktualizacji, a także, jeżeli zgłoszenie okaże się błędne. Nie można bowiem wykluczyć, że organy państwa potraktują zgłoszenie błędnego wniosku jako brak zgłoszenia w odpowiednim zakresie. Grozi za to kara pieniężna mogąca sięgać nawet 1 000 000 złotych. Tak dolegliwa sankcja nie musi być co prawda orzekana w każdym przypadku, niemniej samo zagrożenie nią powinno działać mobilizująco na wszystkie podmioty obowiązane do wpisu. Problematyka ustalenia beneficjenta rzeczywistego w wielu podmiotach może wymagać pogłębionej analizy dokumentacji i konieczności współpracy z innymi podmiotami, stąd odradzam odkładanie tego na ostatni moment.

Podsumowanie

Artykuł ten stanowi efekt długotrwałej analizy zarówno odpowiednich przepisów, jak i struktury samego wniosku oraz systemu CRBR, prawdopodobnie jednak nie odpowiada na każdą wątpliwość, jaka może powstać na gruncie tej tematyki. Brak wykształconej praktyki odnoszącej się do zgłoszeń dodatkowo utrudnia poddanie analizie każdego problematycznego aspektu związanego z nowym obowiązkiem omówionym w niniejszym artykule.

Pomocne mogą się okazać jednakże materiały opublikowane przez Ministerstwo Finansów – Podręcznik Użytkownika Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych oraz zestawienie najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami. Oba dokumenty są dostępne pod adresem: https://www.gov.pl/web/finanse/do-pobrania. Jeżeli zarówno ten artykuł, jak i żaden z podanych dokumentów nie odpowiada na wątpliwości, konieczna może być konsultacja ze specjalistą.

Pozostaje jedynie mieć nadzieję, że odpowiednie organy będą w początkowym okresie patrzeć na przedsiębiorców pobłażliwie, a ustawodawca rzetelnie oceni zgłaszane zastrzeżenia i na bieżąco poprawił wszelkie niedociągnięcia i pułapki obecnego systemu.

 

Jakub Zawadzki

autor jest aplikantem adwokackim w kancelarii kPM Legal. Zawodowo zajmuje się prawem gospodarczym i handlowym, w szczególności obsługą korporacyjną startupów i funduszy VC oraz transakcjami M&A. Praktykuje ponadto w zakresie prawa nowych technologii, prawa autorskiego i ochrony danych osobowych.

---

[1] Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 971)

[2] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz.U. L 141 z 5.6.2015, s. 73 ze zm.)