Prawo pracy po nowemu – implementacja tzw. dyrektywy rodzicielskiej i dyrektywy work-life balance, część I

Zmiany w Kodeksie pracy wprowadzone na skutek implementacji dyrektywy rodzicielskiej i dyrektywy work-life balance weszły w życie w dniu 26 kwietnia 2023 r. Ich wdrożenie stanowi niemałą rewolucję w kształtowaniu stosunków pracy, nie tylko dla pracowników-rodziców.

26 kwietnia 2023 r. weszła w życie ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw[1]. Jej celem jest implementacja dwóch dyrektyw unijnych, tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej[2] oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE[3]. Oba akty prawne miały być wdrożone do polskiego porządku prawnego do początku sierpnia 2022 r. Zmiany obejmują szereg zagadnień – od modyfikacji umów na okres próbny, zmiany sposobu rozwiązywania umów terminowych, przez nowe urlopy i zwolnienia od pracy, po przepisy mające na celu łatwiejsze godzenie życia zawodowego z rodzicielstwem.

W pierwszej części artykułu opisujemy zmiany w umowach o pracę na czas określony oraz na okres próbny, nowe zwolnienie od pracy – w pilnych sprawach rodzinnych, nowy urlop opiekuńczy, regulacje dotyczące równoległego zatrudnienia oraz prawo do złożenia wniosku o zmianę umowy o pracę na bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. W drugiej części przedstawimy rozszerzone i nowe obowiązki informacyjne pracodawcy, elastyczną organizację pracy, nowe regulacje dotyczące szkoleń organizowanych przez pracodawcę, wprowadzone do Kodeksu pracy zakazane przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, zmiany w ochronie przed zwolnieniem w związku z rodzicielstwem oraz zmiany w urlopie rodzicielskim.

Umowy o pracę na czas określony

Do tej pory wypowiedzenie umowy terminowej nie było obwarowane dodatkowymi wymogami tak, jak ma to miejsce w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony. Od 26 kwietnia 2023 r. uległo to jednak zmianie, zaś wymogi formalne dla wypowiedzenia będą zrównane dla obu typów umowy o pracę.

Po zmianie przepisów, aby wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę na czas określony, konieczne jest poprzedzenie wypowiedzenia konsultacją związkową[4]. Oznacza to, że cały proces może się wydłużyć oraz jest bardziej narażony na błędy formalne. Dla przypomnienia procedura wygląda następująco: pracodawca zwraca się do funkcjonujących u niego organizacji związkowych (zakładowych lub międzyzakładowych) o udzielenie informacji czy konkretny pracownik objęty jest ochroną związku, następnie związki zawodowe mają 5 dni na udzielenie odpowiedzi zwrotnej. Jeżeli odpowiedź jest negatywna, to pracodawca może wypowiedzieć umowę bez dodatkowych czynności. Jeżeli jednak pracownik objęty jest ochroną związkową  (jako członek lub na wniosek), to pracodawca przedkłada związkowi zawodowemu informację o chęci wypowiedzenia umowy pracownika wraz z dokładnym wskazaniem przyczyny (zasadniczo tożsamym, jakie znajdzie się później w wypowiedzeniu). Następnie organizacja związkowa ma 5 dni, aby przedstawić swoją opinię, która jednak nie jest wiążąca dla pracodawcy. Pracodawca powinien wziąć ją pod rozwagę, ale nie jest zobowiązany do zachowania się zgodnie z oświadczeniem związku.

Kluczowa zmiana dotyczy natomiast powstania samego obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony. Do tej pory pracodawca składał bowiem swoje oświadczenie bez uzasadnienia. Obecnie wypowiedzenie umowy będzie musiało je zawierać, co wiąże się z koniecznością szerszej weryfikacji sądowej zasadności przyczyny zakończenia współpracy. Jednocześnie powód wypowiedzenia będzie musiał odpowiadać tym samym, bogato określonym już w judykaturze, warunkom, a więc przyczyna będzie musiała być konkretna, rzeczywista i aktualna.

Wraz z wprowadzeniem obowiązku uzasadniania, doszło do modyfikacji uprawnień pracownika, który odwołuje się od wypowiedzenia do sądu pracy. W przypadku odwołania pracownik będzie mógł żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy, jak również odszkodowania. Jeżeli jednak przed wydaniem wyroku przez sąd doszło już do upływu terminu, do którego umowa o pracę miała trwać lub jeżeli został tylko krótki okres do jej zakończenia, to sąd pracy zasądzi wyłącznie odszkodowanie. Niestety, określenie czym jest krótki termin, nie zostało doprecyzowane w przepisach więc konieczne będzie jego ustalenie w praktyce, poprzez sukcesywnie wydawane orzeczenia sądowe.

Jeżeli zaś chodzi o samą wysokość odszkodowania, to jest ona ukształtowana inaczej niż w przypadku wypowiedzenia umowy bezterminowej, gdyż odszkodowanie ma być równoważne wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres 3 miesięcy. Przypomnijmy natomiast, że w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia. Niekiedy może się więc okazać, że pracownik zatrudniony terminowo będzie w korzystniejszej sytuacji w tym zakresie.

Zmiana w zakresie umów o pracę na czas określony będzie więc skutkować zwiększeniem stabilności zatrudnienia terminowego, a jednocześnie prawdopodobnie związana będzie z częstszymi odwołaniami pracowników do sądu pracy. Co więcej – w związku z koniecznością podawania przyczyny jest możliwe, że w praktyce dojdzie do większej częstotliwości wypłaty pracownikom odpraw z ustawy o tzw. zwolnieniach grupowych[5], w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony z przyczyn niedotyczących pracownika.

Umowy o pracę na okres próbny

Istotne zmiany objęły również umowy o pracę na okres próbny. Ten rodzaj umowy będzie można nadal zawrzeć na maksymalnie 3 miesiące, jednakże z okresem obowiązywania umowy ma być powiązany przyszły zamiar stron w zakresie zawarcia umowy o pracę na czas określony[6].

Strony zawierając umowę na okres próbny do 1 miesiąca, deklarują, że później będą miały zamiar zawrzeć umowę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy, zaś zawierając umowę na okres próbny do 2 miesięcy, strony deklarują, że będą miały zamiar zawrzeć umowę na czas określony wynoszący od 6 do 12 miesięcy. Co prawda informacji tej nie ma w dyspozycji przepisu, ale można z niego wyprowadzić logiczny wniosek, że zawarcie umowy na okres próbny powyżej 2 miesięcy (włącznie) związane będzie z późniejszym zamiarem co najmniej zatrudnienia terminowego powyżej roku.

W przypadku umowy na okres próbny do miesiąca lub do dwóch miesięcy, powiązanych z zamiarem zatrudnienia odpowiednio do pół roku oraz na 6-12 miesięcy, będzie możliwe jednokrotne przedłużenie tych umów nie więcej niż o miesiąc w przypadku, w którym jest to uzasadnione rodzajem pracy. Wydaje się, że może chodzić tutaj o pracę o wysokim stopniu specjalizacji, dla której wymagane są szczególne kwalifikacje lub umiejętności, wymagające szerszego sprawdzenia. Przedłużenie w tym przypadku nie będzie wpływało na „zamiar” późniejszego okresu, na który miałaby być zawarta umowa terminowa pomiędzy stronami.

Zawierając umowę o pracę na okres próbny strony zobowiązane są do wskazania w jej treści okresu, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony. Obecnie trudno jest ocenić ze stuprocentową pewnością, jakie konsekwencje może mieć tego rodzaju deklaracja zawarta w treści umowy o pracę. Większość pojawiających się głosów wyklucza możliwość przymusowego (sądowego) ustalenia, że umowa terminowa wiąże strony lub że powinna być zawarta, co rodzi ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą. Pojawiają się jednak głosy, które dopuszczają taką możliwość.

Dodatkowo strony stosunku pracy zyskały możliwość uzgodnienia, że umowa o pracę na okres próbny przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. zwolnienie chorobowe). Zastrzeżenie takiej klauzuli już przy zawieraniu umowy o pracę na okres próbny pozwoli, aby okoliczności te prowadziły do automatycznego, z mocy prawa, przedłużenia okresu jej trwania.

Jednocześnie doszło do zmian w zakresie możliwości zawarcia kolejnej umowy o pracę na okres próbny. Do tej pory możliwe było to w przypadku upływu 3 lat od poprzedniego zatrudnienia próbnego. Natomiast od 26 kwietnia 2023 r. będzie to możliwe wyłącznie w odniesieniu do innego rodzaju pracy, bez względu na ewentualny upływ czasu od poprzedniego zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę na okres próbny. Trzeba również zwrócić uwagę, że mowa jest o rodzaju pracy, a nie o stanowisku pracy. Z tego zaś wynika, że stanowisko może być hipotetycznie to samo, o ile w sposób istotny zmienił się sposób wykonywania pracy, chociażby z uwagi na rozwój technologiczny.

Zwolnienie w pilnych sprawach rodzinnych

Nowością, która pojawiła się na skutek nowelizacji Kodeksu pracy wdrażającej dyrektywy unijne, jest również dodatkowe zwolnienie od pracy[7]. Zwolnienie to przysługuje w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym, zaś o sposobie wykorzystania zwolnienia (dziennym lub godzinowym) decyduje pracownik składając pierwszy wniosek o udzielenie zwolnienia w każdym roku. W przypadku zwolnienia godzinowego pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzinowym, zwolnienie ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, zaś niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Zwolnienie to przysługuje z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Wydaje się, że takie sformułowanie przepisu nie wyklucza, aby zwolnienie przysługiwało w przypadku wystąpienia różnych okoliczności, a więc przykładowo zdarzenia związanego z siłą wyższą (np. pożaru lub zalania mieszkania) niezwiązanych ze sprawami rodzinnymi czy też chorobą lub wypadkiem. Warto przy tym w tym miejscu zaznaczyć, że praktycznie pracodawca nie będzie miał narzędzi umożliwiających mu weryfikację czy okoliczności takie faktycznie wystąpiły. To pracownik bowiem będzie deklarował składając wniosek, że do takich sytuacji doszło. Pracownik składa wniosek najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia, zaś Pracodawca musi mu go obligatoryjnie udzielić.

Za okres zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. Mimo braku szczegółowego odniesienia w przepisach przy obliczaniu wskazanego wynagrodzenia zastosowanie znaleźć powinna regulacja zawarta w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy[8]. Ze wskazanego przepisu wynika, że przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Konieczne będzie więc wyliczenie i wypłacenie wynagrodzenia urlopowego z modyfikacjami wskazanymi w ww. przepisie.

Urlop opiekuńczy

Kolejne uprawnienie pracownicze obowiązujące od 26 kwietnia 2023 r. to urlop opiekuńczy. Urlop ten przysługuje w wymiarze 5 dni rocznie i jest związany z koniecznością zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

W przypadku członka rodziny nie chodzi tu jednak o osobę spokrewnioną w dowolnym stopniu, a ustawodawca ogranicza wprost, że chodzi o syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka.

W tym przypadku pracodawca również ma obowiązek udzielenia urlopu, zaś wniosek pracownika weryfikuje zasadniczo wyłącznie pod względem formalnym. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

Wniosek – oprócz danych pracownika – powinien zawierać również dane dotyczące osoby, którą opiekować się ma pracownik. W przypadku członka rodziny pracownik będzie zobowiązany do wskazania stopnia pokrewieństwa, zaś w stosunku do osoby pozostającej we wspólnym gospodarstwie – adres jej zamieszkania. W stosunku do każdej z tych grup pracownik musi również wskazać przyczynę, dla której musi zapewnić osobistą opiekę lub wsparcie konkretnej osobie wskazanej we wniosku. Z uwagi na istotne wątpliwości co do kwestii przetwarzania danych osobowych osoby, która nie jest przecież powiązana w żaden sposób z pracodawcą, wydaje się, że wystarczające będzie krótkie wskazanie przyczyny jak np. choroba czy zabieg. Nie ma potrzeby szerokiego opisywania dolegliwości lub procedur medycznych, którym będą poddawać się osoby, którym pracownik ma zapewnić opiekę. Co więcej pracownik nie musi (i nie powinien) przedkładać żadnych zaświadczeń lekarskich o stanie zdrowia osoby, którą ma się opiekować.

Tym co może zniechęcać od korzystania z urlopu opiekuńczego, jest natomiast niewątpliwie okoliczność, iż za czas urlopu nie przysługuje żadne wynagrodzenie. Jest to wiec w istocie urlop bezpłatny. Można więc z powodzeniem zakładać, że będzie on wykorzystywany w ostatniej kolejności, już po innych uprawnieniach dostępnych pracownikowi. Jednocześnie okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Dodatkowe zatrudnienie

Przepisy, które weszły w życie 26 kwietnia 2023 r. zmieniły również spojrzenie na równoległe zatrudnienie pracownika u innego pracodawcy. Do tej pory pracodawcy stosowali klauzule wprost tego zakazujące lub przewidujące obowiązek informowania o równoległym zatrudnieniu – w umowach o pracę, umowach o zakazie konkurencji w trakcie stosunku pracy czy też w regulaminach pracy.

Obecnie taką praktykę należałoby uznać za niedozwoloną, gdyż przepisy wprost wskazują, że pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy[9]. Jedyna możliwość pozwalająca na taki zakaz to zawarcie z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy, która jednak odnosić się będzie wyłącznie do działalności konkurencyjnej (a nie każdego zatrudnienia równoległego) oraz sytuacja, w której wykluczają to odrębne przepisy.

Oznacza to, że pracownik będzie mógł pozostawać w zatrudnieniu u wielu podmiotów jednocześnie, zaś pracodawca nie będzie tego mógł zakazać (o ile nie wynika to z umowy o zakazie konkurencji lub odrębnych przepisów), a nawet gdy będzie zatrudniony w podmiocie konkurencyjnym, to nie będzie to mogła być podstawa dla wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (o ile nie doszło do jakiegoś jednoczesnego dodatkowego naruszenia, np. tajemnicy przedsiębiorstwa).

Dla przypomnienia umowa o zakazie konkurencji w trakcie stosunku pracy powinna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Pomimo tego że przepisy określają ją jako odrębną umowę, to judykatura dopuściła, aby stanowiła ona część umowy o pracę. Warto więc wpisać klauzule antykonkurencyjne do stosowanych przez pracodawców wzorów umów o pracę.

Rozwiązanie to niewątpliwie ma na celu uelastycznienie możliwości zarobkowania przez pracownika, ma jednak również swoje wady polegające na dużym ryzyku naruszenia chociażby norm odpoczynku czy zbyt długim narażeniu na szkodliwe czynniki (np. hałas czy praca przy monitorze ekranowym) w sytuacji, w której pracownik pracuje na więcej niż jeden etat. Nie bez znaczenia pozostaje również rosnące na popularności zjawisko tzw. multietatowości (overemployment), a więc jednoczesne zatrudnienie u kilku pracodawców przy wykonywaniu absolutnego minimum pracy tylko po to, aby utrzymać etat. Często jest to powiązane z pracą zdalną.

Wniosek o zmianę umowy o pracę na bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy

Pracownicy zyskali również możliwość złożenia nowego wniosku, którego celem jest zmiana rodzaju umowy o pracę z umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony lub też o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, które mogą polegać m.in. na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy[10].

Prawo do złożenia tego rodzaju wniosku mają raz w roku kalendarzowym pracownicy, którzy są zatrudnieni u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy (za wyjątkiem jednak pracowników zatrudnionych na okres próbny). Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika. Swojej odpowiedzi udziela w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 1 miesiąca od dnia złożenia wniosku. W przypadku, w którym decyzja pracodawcy będzie odmowna, pracodawca jest zobowiązany do wskazania uzasadnienia.

Przeczytaj także: Prawo pracy po nowemu - implementacja tzw. dyrektywy rodzicielskiej i dyrektywy work life-balance, część 2

Agata Kicińska

radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych w Kancelarii Sienkiewicz i Zamroch. Współpracuje głównie z pracodawcami, w szczególności z branży energetycznej. Opracowuje strategie w sporach sądowych z pracownikami, tworzy regulaminy i porozumienia zbiorowe. Ma również doświadczenie w zakresie pracowniczych aspektów łączenia się spółek. Reprezentuje klientów w sporach sądowych z udziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności w sprawach dotyczących prawa do wcześniejszej emerytury. Publikuje na łamach m.in. „Dziennika Gazety Prawnej”. Autorka książki „Regulamin pracy zdalnej z komentarzem i wzorami dokumentów”. Prowadzi bloga dotyczącego prawa pracy z punktu widzenia pracodawców: www.prawodlapracodawcy.pl

[1] Dz. U. z 2023 r. poz. 641

[2] Dz. Urz. UE L 186 z 11.07.2019, str. 105

[3] Dz. Urz. UE L 188 z 12.07.2019, str. 79

[4] Art. 38 § 1 k.p.

[5] Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969)

[6] Art. 25 § 2² k.p.

[7] Art. 148¹ k.p.

[8] tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 927

[9] Art. 26¹ k.p.

[10] Art. 29³ k.p.